Benchmarking, Studentenabrechnungssystem, Web-Druckportal, Hausdruckerei, Drucker und Kopierer, Druckzentrum, EU-Ausschreibung

Druck & Kopierer

Planung und EU-weite Ausschreibung für Druck- und Kopiertechnik an der Technischen Hochschule Mittelhessen.

Branche: Öffentlicher Auftraggeber (Hochschule)

Die Technische Hochschule Mittelhessen (kurz: THM, ehemals: FH Gießen-Friedberg) ist eine Fachhochschule mit Standorten in Friedberg, Gießen und Wetzlar sowie Außenstellen in Bad Hersfeld, Bad Wildungen und Frankenberg. Sie wurde 1971 gegründet und ist damit eine der jüngeren hessischen Hochschulen. Mit ca. 14.000 Studierenden (2012/2013) ist sie die größte der fünf staatlichen Fachhochschulen in Hessen. Die TH Mittelhessen war im WS 2011/12 (nach Köln, München, Hamburg) die viertgrößte Fachhochschule in der Bundesrepublik Deutschland.

www.thm.de

Gegenstand der Beauftragung

• Optimierung des Druck- und Kopierwesens an der THM
• Erarbeitung eines Gesamtkonzepts
• Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
• Studentenabrechungssystem
• Durchführung einer EU-weiten Ausschreibung
• Abnahme der Systeme

Ausgangssituation

Die THM hatte eine historisch gewachsene Output-Struktur. Zur Ablösung standen diverse Drucker und Kopierer an. Es wurden neue Möglichkeiten zum Betreiben der Output-Strukturen, zur Auftragsverarbeitung, zum Accouting und zum Workflow-Management gesucht sowie den Einsatzes von Bestellportalen übers Web betrachtet.

Zielsetzung

Hauptziel des Projekts war eine innovative und zukunftsweisende Ausrichtung des Druck- und Kopierwesens sowie zweier neuen Hausdruckereien zu erarbeiten und diese neutral und diskriminierungsfrei EU-weit auszuschreiben. Die Einführung eines Output-Management System zur Abrechnung von Studentenkopien mit den bestehenden Studentenausweisen, die Möglichkeit des FollowMe-Druckes und die revisionssichere Abrechnung innerhalb des Verwaltungsnetzes bildeten dabei eine zentrale Rolle. Um den gewachsenen Anforderungen an der THM gerecht zu werden mussten auch umfangreiche Dienstleitungen sowie ein weiterführender Service und Wartungsvertrag mit betrachtet werden.

Zentrale Herausforderung

Die besondere Herausforderung für HC war, die unterschiedlichen Anforderungen und auch technischen Gegebenheiten an den verschiedenen Standorten zu kombinieren. Um die vertraglichen und wirtschaftlichen Ziele einer optimierten und bedarfsgerechten Output-Struktur zu erreichen standen als weitere Herausforderung die Einführung des Output-Managements mit umfangreichen Accountingmöglichkeiten sowie die Berücksichtigung von Umweltschutz, Datensicherheit und Verfügbarkeit an.

Lösungsansatz

• Aufnahme und Bewertung der bestehenden Outputstrukturen
• Erstellen eines Anforderungskatalogs, Machbarkeitsstudie
• Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
• Erstellung der Verdingungsunterlagen, der Bewertungs- und Auswertungsmatrix nach UfAB V sowie die Durchführung der EU-weiten Ausschreibung