Vom Strategiepapier bis hin zur Ausschreibungsabwicklung für das Projekt „Telefonie Neu“ für alle Standorte der pro mente OÖ sowie die Neuvergabe von Providerdienstleistungen.
Telekommunikation
Veraltete historisch gewachsene Telefonieumgebung erforderte die Konzeption eines "New Workspace" welches den künftigen Anforderungen hinsichtlich Teamarbeit, Kommunikation, und Sicherheit gerecht wird.
Branche: Gesundheitswesen
pro mente OÖ arbeitet seit 1964 in der psychosozialen Versorgung und ist ein überkonfessioneller, parteilich nicht gebundener Verein, der sich für psychisch benachteiligte und beeinträchtigte Menschen einsetzt. pro mente OÖ betreut Menschen mit psychischen und sozialen Problemen in ganz Oberösterreich, an rund 180 Standorten, mit circa 1.500 MitarbeiterInnen und über 200 ehrenamtlichen MitarbeiterInnen
Gegenstand der Beauftragung
- Evaluierung Bestände & Infrastruktur
- Requirements-Erhebungen
- Strategiepapier/Machbarkeitsanalyse
- Ausschreibungs-/Beschaffungsprozess
- Optimierung Providerkosten für Mobilfunk und Festnetz
Ausgangssituation
Die rund 180 Standorte sind aktuell mit jeweils lokalen Telefonanlagen und Amtsleitungen ausgestattet. Die Wartung und das Handling sind entsprechend komplex und beanspruchen die internen Ressourcen enorm. Langfristig ist eine sichere Aufrechterhaltung der Kommunikation sowie ein Weiterentwickeln nicht möglich, auch mit dem Hintergrund da die Systeme EoL sind oder teilweise bereits Herstellerseitig vom Wartungsumfang ausgenommen wurden. Eine neue technologische Umsetzung war somit unumgänglich.
Zielsetzung
Um dem All-IP Gedanken und dem Ansatz eines digitalen Arbeitsplatzes gerecht zu werden, war rasch klar das eine vollumfängliche neue VoIP-Architektur zum Einsatz kommen sollte. Die Einbindung von Unified Communication & Collaboration nach praktikablen Vorgehen und ein Cloud-Telefoniemodell sollen helfen die internen Ressourcen künftig zielgerichteter einsetzen zu können. Die Investitionen sollten sich in dem gewünschten und definierten Kostenrahmen bewegen.
Zentrale Herausforderung
Es handelt sich in diesem Projekt um eine sehr große Anzahl an größeren und kleineren Standorten mit unterschiedlichen Anforderungen und technischen Voraussetzungen, zumal es sich teils auch um Gesundheitszentren handelt. Bei vielen Fällen ist die Sicherstellung einer funktionierenden Kommunikationsinfrastruktur außerdem sehr kritisch für die Gesundheit von Klienten. Die technischen Gegebenheiten und Anforderungen wurden in Workshops evaluiert bevor ein technisches Sollkonzept erarbeitet werden konnte. Der Vergabeprozess ist abgeschlossen und der Roll-out-Start mit Q1/2021 vorgesehen, welches von heitzig phasenweise begleitet werden wird.
Lösungsansatz
heitzig hat sowohl die technische Expertise als auch die branchenspezifische Qualifikation um dieses komplexe Projekt letztendlich zum Ziel zu führen. Der Auftraggeber benutzte sämtliche Informationen für die interne längere Entscheidungsphase mit dem Ziel die strategischen Empfehlungen von heitzig in weiterer Folge in die Umsetzung zu bringen bzw. den Beschaffungsprozess anzustoßen. Dabei kompensieren parallele Kostenoptimierungsmaßnahmen die Planungskosten.
