Sämtliche Print-Output-Dienstleistungen in der Zentrale und in allen Außenstellen der Volkshilfe im gesamten Bundesland Steiermark sollten auf den Prüfstand gestellt und neu vergeben werden, wobei eine substanzielle Kostenreduktion angestrebt wurde..
Drucker, Kopierer & Management
Neuvergabe Print-Output-Leistungen für alle Niederlassungen.
Branche: Gesundheitswesen
Volkshilfe Österreich wurde 1947 gegründet. Im gleichen Jahr erfolgte auch die Gründung von Volkshilfe Steiermark. Volkshilfe Steiermark ist in den Kernkompetenzbereichen Pflege Zuhause, Pflegeheime und Kinderbetreuung führender Anbieter. Dafür sind aktuell knapp 3300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hauptamtlich tätig, darüber hinaus rund 700 Menschen ehrenamtlich.
www.stmk.volkshilfe.at/in-der-steiermark/
Gegenstand der Beauftragung
Anlässlich des bevorstehenden Auslaufens einer langfristigen Vereinbarung für Print-Outputleistungen sollte eine neue Vereinbarung getroffen werden. heitzig wurde eingeladen, dieses Projekt als externer Fachexperte zu übernehmen und eine neue Vereinbarung mit Lieferanten zu erzielen, die zu beträchtlich niedrigeren Gesamtkosten führen sollte.
Ausgangssituation
Verträge für Print-Output-Leistungen werden typischerweise langfristig abgeschlossen. Aus diesem Grund bedeutet eine neue Vereinbarung eine neuerlich langfristige Verpflichtung und einen bedeutenden Kostenfaktor über mehrere Jahre. Es wurde beschlossen, das Projekt einer Neuvergabe mit heitzig ITK Consulting, einem professionellen Beratungsunternehmen mit dem wir bereits beste Erfahrungen hatten, durchzuführen, da in diesem Fall auf das langjährige tiefe Know-how und eine entsprechende profunde Marktkenntnis zurückgegriffen werden konnte.
Zielsetzung
Die Neuvergabe sämtlicher mit Print-Output verbundenen Leistungen, insbesondere Hardware, Verbrauchsmaterialien und Services, sollte unter dem Aspekt durchgeführt werden, dass die Kosten gegenüber der Ausgangssituation möglichst deutlich gesenkt werden. Dies unter der Prämisse, dass auf die heterogenen Voraussetzungen an den einzelnen Außenstandorten Rücksicht genommen werden musste und das intern nur wenig zeitliche Ressourcen in das Projekt investiert werden konnten.
Zentrale Herausforderung
Volkshilfe Steiermark verfügt über das gesamte Bundesland verteilt über zahlreiche Standorte mit sehr heterogenen Voraussetzungen und Anforderungen. Ein neues Print-Output-Konzept sollte die Kosten deutlich reduzieren, aber gleichzeitig diese unterschiedlichen Situationen an den einzelnen Standorten berücksichtigen. Eine standardisierte Vorgangsweise war somit nicht möglich, es musste für jeden Standort eine optimale Lösung konzipiert werden.
Lösungsansatz
heitzig ITK Consulting führte eine sehr detaillierte Bestands- und Bedarfserhebung durch, die die unterschiedlichen Ausgangssituationen und Anforderungen an jedem einzelnen Standort berücksichtigte. Auf dieser Grundlage konnte ein detailliertes Soll-Konzept ausgearbeitet und zur Vergabe gebracht werden. Eine gute Zusammenarbeit zwischen den Verantwortlichen des Auftraggebers und dem heitzig-Projektteam war somit absolut erfolgskritisch.
