Neuplanung & Ausschreibung der Print-Output-Infrastruktur (Kopierer, Drucker, Hausdruckerei), sowie Prozessoptimierung im Personalmanagement (Postausgang, Hausdruckerei), mit dem Ziel einen Benchmark zu erwirken und in weiterer Folge die laufenden Kosten zu optimieren.
Drucker & Kopierer
Im Zuge von wachsenden Kostendruck und höher werdenden Prozessaufwänden wurde eine Optimierung der gesamten Output-Struktur durchgeführt.
Branche: Dienstleister - Marktforschungsinstitut
GfK Austria wurde 1950 als Dr. Fessel-Institut für Marktforschung gegründet und ist seit 1972 in die GfK Gruppe integriert. Vor 70 Jahren als erstes deutsches Marktforschungsinstitut gegründet, ist die GfK Gruppe mit über 150 Unternehmen und Beteiligungen in 100 Ländern auf fünf Kontinenten eines der führenden Marktforschungsunternehmen weltweit. Von den derzeit über 10.000 Beschäftigten arbeiten etwa 160 in Österreich.
Gegenstand der Beauftragung
- Ist-Aufnahme der technischen Infrastruktur, Vertragsdokumentationen, Kosten, Prozesse/Arbeitsabläufe in einem aufwändigen Verfahren (Vor Ort Begehungen, Klärungsgespräche, Interviews mit Abteilungen, Fragekataloge, Workshops).
- Aufnahme der wirtschaftlichen und technischen Rahmenbedingungen
- Ermittlung der für den Dokumentenfluss notwendigen Organisationsstrukturen
- Festlegung Zukunftsstrategie (kurz-mittel-langfristig) und Erstellung von Konzeptvarianten
- Erstellung Pflichtenheft/Ausschreibungsunterlagen und Bieterverhandlungen
- Präsentation der Einsparungsergebnisse mit Vergabeempfehlung
Ausgangssituation
GfK Austria hatte einen Rahmenvertrag mit einem namhaften Lieferanten für sämtliche Office Geräte sowie für die Hausdruckerei. Auch die Poststelle wurde von extern, eben diesen Lieferanten besetzt. Papier wurde direkt von GfK Austria eingekauft.
Zielsetzung
Ziel war der Benchmark dieses Rahmenvertrages, sowie die maximale Kostenoptimierung im Zuge eines nachfolgenden Ausschreibungsverfahren. Die künftigen Anforderungen auf die internen Prozesse und Arbeitsabläufe sollten entsprechend Berücksichtigung finden.
Zentrale Herausforderung
Die komplexe Thematik und die Aufgaben im Zusammenhang mit den Aufgaben der Poststelle, Hausdruckerei, sowie Output-Management konnte erfolgreich in einer sehr kooperativen gemeinsamen Zusammenarbeit mit dem Projektteam des Kunden gemeistert werden.
Lösungsansatz
Das Ziel wurde übertroffen und letztlich ein Einsparungsergebnis von über 32% für eine Laufzeit von 5 Jahren erzielt. Die Methodenkompetenz über die Heitzig Consult verfügt, gepaart mit den typischen Projektprozessen, führte letztlich zur Umsetzung eines erfolgreichen Projektes. Die Projektlaufzeit bis zur Umsetzung dauerte 10 Monate.
